Negen gouden regels

In 2023 stond de vernieuwing van het beleid op het gebied van omgangsvormen op de agenda. Dit is vanwege de actualiteit niet beperkt gebleven tot de omgangsvormen, maar heeft geresulteerd in de vernieuwing van onze integriteits- en gedragscode, de 9 gouden regels. We hebben de 9 gouden regels op verschillende punten aangepast, waaronder het opnemen van grensoverschrijdend gedrag en de ervaren veiligheid, proactief melden van vastgoedbezit en verduidelijking van de positie van een Woonin-medewerker bij de inschrijving voor een woning of een bedrijfspand. De ondernemingsraad heeft in november 2023 de nieuwe versie besproken met de directie en begin 2024 ingestemd met de aangepaste 9 gouden regels.

Vastgoedbezit

In 2023 is door NOS en Nieuwsuur onderzoek gedaan naar vastgoedbezit bij bestuurders en commissarissen van corporaties. Dat was voor Aedes aanleiding om de Governancecode uit te breiden met een handreiking over dit onderwerp. Strikt genomen is het geen nieuw beleid. Van medewerkers in onze sector werd altijd al verlangd integer te handelen. Maar dit heeft een aanvullende uitwerking om belangentegenstelling en daarmee imagoschade voor de sector zoveel mogelijk te voorkomen. In het 3^e kwartaal van 2023 hebben we binnen Woonin een inventarisatie uitgevoerd. Van ongeveer 30 collega’s hebben we een melding gekregen. Dat ging bijna altijd over vastgoedbezit waar we geen risico op belangenverstrengeling zien. Bijvoorbeeld een vakantiehuis (in het buitenland), of een woning die verhuurd wordt buiten het werkgebied van Woonin. Met 4 collega’s is een aanvullend gesprek gevoerd, omdat daar een risico op zou kunnen treden over de schijn van belangenverstrengeling. Om dat te voorkomen hebben we soms aanvullende afspraken gemaakt. In geen enkel geval hebben we medewerkers gevraagd iets aan de eigendomssituatie te veranderen. Deze inventarisatie is geen eenmalige actie. Jaarlijks vindt actualisatie plaats. Met nieuwe medewerkers bespreken we dit onderwerp bij het in dienst gesprek, net zoals bij nevenfuncties. 

Ook de RvC heeft zijn vastgoedbezit in kaart gebracht. Dit gaf geen aanleiding tot maatregelen.

Integriteitsmeldingen, registratie en richtlijnen proces

In 2023 zijn 3 integriteitsmeldingen binnengekomen. Deze gingen over het niet afrekenen van lunches in het bedrijfsrestaurant, het niet volgen van het verhuurproces bij het verhuren van een appartement aan een medewerker en over buitencontractuele opdrachten aan een schoonmaakbedrijf. Alle zijn onderzocht en waar nodig hebben we passende maatregelen getroffen.

Om meer inzicht te krijgen in het aantal integriteitsmeldingen en de opvolging daarvan, hebben we bij de update van de negen gouden regels afgesproken dat de HR-adviseur voortaan meldingen noteert in een centraal meldingenregister. De melding wordt geanonimiseerd, maar er wordt wel genoteerd wat de aard van de melding is en hoe de melding is opgevolgd. Daarnaast hebben we richtlijnen opgesteld voor de leidinggevenden en de HR-adviseurs. Hierin staat hoe om te gaan met een melding over een overtreding van de integriteits- en gedragscode. Er zijn ook afspraken gemaakt over het vastleggen van gespreksverslagen, onderzoeksbevindingen en correspondentie.

Bevordering integer gedrag

Naar aanleiding van een aantal integriteitsmeldingen in 2023, hebben we aandacht besteed aan de issues die speelden. Met als doel de bevordering van integer gedrag en bewustwording. Leidinggevenden is gevraagd het onderwerp integriteit te bespreken tijdens werkoverleggen. In december was integriteit het gesprekonderwerp van de podcast Radio Woonin. Verder hebben we op het intranet aandacht besteed aan de vernieuwing van de negen gouden regels, de inventarisatie van het vastgoedbezit en aan het afrekenen van lunches in het bedrijfsrestaurant.

Interne vertrouwenspersonen

Vorig jaar hebben we besloten om een 3^e vertrouwenspersoon te benoemen en te zorgen voor meer diversiteit bij de vertrouwenspersonen. Het verzoek hiervoor kwam vanuit ‘binden en boeien’. Een medewerker die gesolliciteerd had, is uiteindelijk door een sollicitatiecommissie voorgedragen voor benoeming tot vertrouwenspersoon. Het Directieoverleg is hiermee akkoord gegaan (voorlopig besluit). Het voorstel is vervolgens eind 2023 ter instemming voorgelegd aan de ondernemingsraad. Een van de zittende vertrouwenspersonen heeft aangekondigd te stoppen. Inmiddels hebben we actie ondernomen om deze vacature in te vullen.

Meldingen vertrouwenspersonen

De vertrouwenspersonen hebben in 2023 geen integriteitsmeldingen ontvangen. 

Wel ontvingen zij 8 meldingen over omgangsvormen. Deze meldingen zijn terug te leiden naar 3 situaties. Hiervan speelden 2 situaties tussen leidinggevende en medewerker. Een 3^e casus had betrekking op zowel medewerkers onderling als de relatie tussen leidinggevende en medewerker. Alle meldingen hebben geresulteerd in een eenmalig gesprek.

Opvolging meldingen vertrouwenspersonen

De hiervoor genoemde 3 situaties zijn alle verder opgepakt. Eén ervan is in de opvolging opgepakt door het management. Bij de 2^e casus is de externe vertrouwenspersoon ingezet. Vervolgens is dit opgeschaald naar de directievoorzitter en hebben er gesprekken plaatsgevonden. Hierbij is ook de HR adviseur ingezet. In de 3^e casus heeft de melder een baan buiten Woonin gevonden.

Externe vertrouwenspersoon omgangsvormen

Een medewerker van Woonin kan in het geval van ongewenst gedrag zoals pesten, discriminatie of (seksuele) intimidatie een melding doen bij de interne vertrouwenspersoon, maar kan ook terecht bij de externe vertrouwenspersoon. De externe vertrouwenspersoon huren we in via de arbodienst Grip Verzuimservice. Zij heeft over 2023 1 melding ontvangen over discriminatie. De melding is opgevolgd in overleg met de betrokken HR-adviseur en de directievoorzitter.

Integriteitsbeleid bij werving/selectie directie en RvC

Bij werving en selectie speelt de integriteitscode altijd een rol. In selectiegespreken komt het onderwerp aan de orde. Ook nieuwe bestuurders en commissarissen moeten onze integriteitscode onderschrijven. Bovendien vindt altijd een integriteitscheck plaats door een extern bureau.